איך להשיג פרודוקטיביות מקסימלית?

מבוא

בעולם התעסוקה כיום יש בעיה מהותית מאי פעם - הסחות דעת. היכולת לשבת ולבצע עבודה איכותית לאורך זמן כמעט ונעלמה מהשוק, ובטח שהיא כבר לא עיקרו.

בתחום התוכנה ובחברות ההייטק מרגיש לי שזה לא פחות גרוע. מגיעים לעבודה (מאוחר יחסית), עובדים חצי שעה, מגיע חבר, שותים קפה, עובדים עוד כמה דק׳, פגישת דיילי סטנדאפ (כי חייבים להתעדכן), ממשיכים לעבוד, הסלאק פתוח, מישהו צריך עזרה עם משהו שאנחנו התעסקנו בו, אז מה, לא נעזור? עולים לזום, ארוחת צהריים, קפה של אחרי, happy hour ועוד מיליון פעילויות שהחברה מארגנת. והכי חשוב - שעה ביום של ויכוחים על Naming.

לאחרונה קראתי את הספר Deep Work של Cal Newport (פרופסור למדעי המדעי המחשב מ MIT בעבר ומאוניברסיטת ג׳ורג׳טאון בהווה שהקדיש מרבית חייו למחקר על פרודקטיביות). והחלטתי לפנות לספר על מנת לענות לנו על השאלה, איך יוצאים מהמעגל הזה ומשיגים פרודוקטיביות אמיתית ויציבה?

בספר יש מספר רב של נקודות מעניינות וטיפים למחשבה, מטרתי בפוסט היא לא לסכם את הספר, אלא להציג את הנקודות המעניינות בו ואיך הן עזרו לי.

ניופורט (המחבר) מחלק את הספר לשני חלקים, בראשון הוא מציג את המושג ״עבודה עמוקה״ ומסביר מדוע עלינו לשאוף להשיג כמה שיותר ממנה, ובחלק השני הוא מייעץ לנו באופן פרקטי כיצד לעשות זאת.

עבודה עמוקה מול עבודה רדודה

בשביל שנבין כיצד מגיעים לפרודוקטיביות ברמה גבוהה יותר, אנחנו צריכים להכיר שני מושגים ולהבדיל טוב טוב בניהם.

עבודה עמוקה: עבודה מקצועית, נטולת הסחות שדורשת מאמץ קוגניטיבי גבוה. עבודה שכזו מגיעה לרוב כדי לייצר ערך חדש או לשפר יכולת מסוימת וקשה יהיה לשכפל אותה (כלומר, למישהו אחר לא יהיה קל לעשות את מה שאנחנו עשינו).

עבודה רדודה: עבודה שלא דורשת מאמץ קוגנטיבי, מרגישה מעט לוגיסטית, בדרך כלל מבוצעת תוך כדי הסחות ברקע, לא מביאה ערך רב, ומישהו אחר כנראה יכל לשבת במקומנו ולעשות אותה.

לטענתו של ניופורט, היכולת שלנו לבצע עבודה עמוקה הופכת נדירה בדיוק באותו הזמן שהיא הופכת לבעלת ערך והמעט שיחזיקו בכישור הזה, יצליח באופן יוצא מן הכלל. הוא מכנה עבודה עמוקה ״כוח העל של המאה ה-21״.

ההמלצה העיקרית בספר היא לדאוג לעשות כמה שפחות עבודה רדודה ולאמן את עצמנו לבצע כמה שיותר עבודה עמוקה.

איך בדיוק יודעים איזו עבודה עמוקה ואיזו לא?

שיטה נחמדה שמוצגת בספר היא לשאול את עצמנו שתי שאלות - כמה ערך מה שאני עושה כרגע מביא? וכמה זמן היה לוקח ללמד בן אדם שרק יצא מהאוניברסיטה והגיע לעבודה לעשות את מה שאני עושה?

המדד השני הוא המעניין כאן, כשחלק גדול מהיומיום שלנו מתבזבז על פעולות שטחיות וחזרתיות, אנחנו לא רק מבזבזים את הכסף של מי שמשלם לנו, אנחנו מפסידים הזדמנות פז לשפר את עצמנו.

חשוב לזכור: עבודה רדודה אמנם אינה פרודקטיבית ויש לה הרבה חסרונות, אך כמעט ואין דרך להמנע ממנה. רוב המנהלים לא יאהבו מאוד אם אנשים יפסיקו להגיב לסביבה שלהם לחלוטין ולא יענו יותר למיילים. המטרה כאן היא להפחית אותה למינימום על ידי התמקדות בעבודה עמוקה.

איך מייצרים פרודקטיביות מקסימלית?

זה החלק הטריקי, החלק הזה יכול להשמע מעט מובן מאליו אבל מה שקשה זה ליישם אותו בפועל.

אמצו את פילוסופיית העבודה העמוקה

ייצרו התחייבות עם עצמכם והציבו כמטרה להגיע לאחוז גבוה ככל הניתן של עבודה עמוקה ביום שלכם. הבינו כמה ואילו משימות רדודות אתם חייבים לעשות (מענה למיילים, פגישות סטטוס, קפה ומינגלינג וכו׳) ונסו לחשוב על איזה אחוז מהיום שלכם תקדישו למשימות רדודות.

תזמנו כל דקה ביום

הדבר הראשון שעליכם לעשות בכל יום עבודה (או בסוף יום העבודה שקדם לו), הוא לעשות רשימה של כל המטלות אותן אתם שואפים לסיים באותו יום. לאחר מכן, קחו יומן או מחברת וחלקו את היום שלכם ל״בלוקים״ של חצי שעה לפחות ולכל בלוק תנו משימה.

זה אומר שאנחנו משתדלים לא לעשות שום דבר שאינו רשום על בבלוק בו אנחנו נמצאים כרגע. זה אומר להגיד לא למשימות שנופלות עלינו ואולי אפילו לחבר שנכנס למשרד לשאלה או קורא לנו לקפה. 

קאל מגדיל ואומר שאפילו שימוש בצ׳אט ובמייל אמור להיעשות בבלוק נפרד משלהם, שכן הם אחת ההסחות הגדולות בשוק כיום.

השורה התחתונה כאן היא שאם אנחנו לא ננהל לעצמנו את הזמן אנשים ינהלו אותו עבורנו וכשלא ברור לנו בדיוק מה עלינו לעשות כרגע, קל מאוד להשאב למשימות רדודות שאינן מקדמות אותנו הרבה.

השיטה נקראת time block planning ומבוצעת על ידי רבים מהאנשים המצליחים בשוק (כולל ביל גייטס ואילון מאסק).

תכננו את היום הפוך

לא מעט יוצא לי לראות אנשים בתחומנו שגוררים את יום העבודה שלהם אל תוך הלילה, יש להם מחשב וגישה למערכות העבודה, אז למה לא לעבוד בכל זמן פנוי כדי להגדיל את התפוקה?

האמת היא, שרק לעיתים נדירות התפוקה גוברת מגישה כזו והדובקים בה לרוב מגיעים לשחיקה ורמות סטרס גבוהות הרבה יותר מהר.

קצרו את יום העבודה שלכם (גם אם זה לא נשמע לכם אינטואיטיבי). החליטו על שעה ביום בה אתם רוצים לסיים את יום העבודה (קבעו אותה ביומן), ולאחר מכן תכננו את המשימות שברצונכם להספיק באותו יום לפי שעת הסיום. קיצור יום העבודה יצור אפקט חיובי על הפרודקטיביות שלכם. כמו שאומר חוק פרקינסון, אנחנו גוררים את העבודה שלנו כמספר השעות שיש לנו לעשות אותה.

הגבילו גישה לאינטרנט ולרשתות חברתיות

רשתות חברתיות הן אולי הגורם העיקרי היום לדחיינות ולבזבוז זמן, קאל (שלא החזיק מעולם באף פרופיל בשום רשת חברתית) ממליץ להשתמש בהן כמו שבעל מקצוע משתמש בכלי ולא לתת להן להשתמש בנו. בהמשך הוא גם כתב על הנושא ספר מדהים בשם ״מינימליזם דיגיטלי״ שגם עליו אכתוב בקרוב.

המדיה החברתית הופכת את הטלפונים שלנו לסוג של מכונת קזינו. ההורמונים שמופרשים לנו במוח כשאנחנו ניגשים לטלפון או שומעים התראה הם אותם הורמונים שמופרשים כשאנחנו לוחצים על מכונת המזל בקזינו ומצפים לקבל 777 ולזכות בפרס.

עלינו לחשוב באופן ביקורתי ולהבין בדיוק מתי אנחנו משתמשים ברשתות חברתיות (גם ווטסאפ כלול שם) כשאנחנו לא צריכים וכמה זמינים אנחנו לעולם בכל רגע נתון.

ההמלצה כאן היא - הפכו קשים להשגה! אפשרו לעצמכם גישה לאינטרנט רק מתי שקבעתם ביומן שלכם! עם כמה ״קיצוני״ שזה נשמע, זה אולי הדבר הכי טוב שאפשר לעשות לחיים הפרודקטיביים שלנו.

איך אני מיישם עבודה עמוקה בחיי היומיום שלי

כדי לתת לפוסט פאן יותר אישי החלטתי לדבר קצת גם על מה אני לקחתי מהספר ואיך אני מיישם את הכללים בו.

1. הדבר הראשון שעשיתי כשנתקלתי בספר הזה (יחד עם ספרו האחרון digital minimalism) היה לבטל את ההתראות בטלפון הנייד שלי ולעזוב את הרשתות החברתיות. הבנתי שהדבר הראשון והאחרון שהייתי עושה ביום (כמו רבים אחרים) היה לעבור על הפייסבוק האינסטגרם והווטסאפ.

בפייסבוק אני עדיין מפרסם את הבלוג וצורך תוכן מקצועי (לאו דווקא בתחום התוכנה) לעיתים ולכן לא מחקתי את המשתמש, אבל חסמתי את האפליקציה ואת האתר מהטלפון. את פרופיל האינסטגרם שלי מחקתי ואת השימוש בוואסאפ הגבלתי לשעה ספציפית ביום בה יש לי גישה אליו.

2. אני עובד עם הצ׳אט והמייל סגורים בזמן העבודה על מנת להצליח להתרכז ללא הפרעות ולאורך זמן. אם בעבר הייתי מגיב ישר כשהיו פונים אליי לקבלת עזרה, היום אני עושה זאת רק בזמנים מסוימים ביום.

3. קבועות לי ביומן שעות לעבודה עמוקה בכל יום. כך אני דואג שלא יוכלו לקבוע לי פגישות לאורך כל היום. כמובן שאם יש דברים דחופים אני משתדל להיות גמיש ולהזיז את שעות העבודה העמוקה.

4. יש לי שעה קבועה ביום (מוקדמת) בה אני מבצע סוג של shutdown ritual ועובר שוב על כל המשימות שלי, מתכנן את העבודה שנשארה לי ביום שלמחרת ומתזמן את המשימות לתוך שעות ביומן.

בנוסף לכל אלה, ועוד הרבה הרגלים אחרים, הדבר אולי הכי חשוב שאני מנסה לעשות הוא להבחין בין המטלות שאני עושה שהם עבודה עמוקה לעבודה רדודה ומנסה להפוך כמה שיותר מיום העבודה שלי לעמוק.

סיכום

בפוסט דיברנו על המשמעות המטורפת שיש לעבודה ברמה קוגניטבית גבוהה, לאורך זמן וללא הסחות בשוק המוסח בו אנחנו נמצאים כיום וראינו כלים שקאל ניופורט מחבר הספר Deep Work מציע לנו בכדי להצליח להשיג את אותה פרודקטיביות שהפכה מאוד נדירה בעולמנו כיום.

אם לסכם את הספר במשפט - אמצו את פילוסופיית העבודה העמוקה, חלקו את המשימות לשעות לפי זמנים ביום והפכו לקשים להשגה על ידי אחרים. כך תייצרו ערך נדיר ותהפכו פרודקטיביים.